Employer of Record - Der komplette Leitfaden für Ihr Unternehmen

Autor

Claudia Trogisch Ezquerra

Geschätzte Lesezeit

8 min

Datum der Veröffentlichung

Apr 15, 2021

Tags

FERNARBEIT
Inhaltsverzeichnis:

Wenn Sie ein globales Unternehmen aufbauen und wachsen lassen, ist die Einstellung von Mitarbeitern im Ausland fast unvermeidlich.
Dies kann vielen Unternehmen Kopfzerbrechen bereiten, da in vielen Ländern eine lokale juristische Person gegründet werden muss, um Aspekte wie die Gehaltsabrechnung und die länderspezifischen Steuergesetze abzudecken.

Es sei denn, Sie setzen ein Employer of Record (EoR)-Modell ein.

Was ist ein "Employer of Record" (EOR)?

Vereinfacht ausgedrückt, ist ein "Employer of Record" eine dritte Organisation, die einen großen Teil der Arbeit übernimmt, die mit der Einstellung von Mitarbeitern im Ausland verbunden ist.

Ein EOR rekrutiert jedoch nicht, sondern wird in den Prozess einbezogen, sobald das Unternehmen einen Kandidaten ausgewählt hat.

Durch die Bereitstellung aller erforderlichen Informationen stellt ein EOR sicher, dass der Kunde durchgehend regelkonform handelt und sich innerhalb des vorgegebenen Rahmens sicher bewegt.

Dieser Rahmen umfasst Informationen wie Mindestlöhne, Tarifverträge, Steuern, Sozialabgaben und ähnliche Abgaben, die sich nach den lokalen Arbeitsbedingungen in dem jeweiligen Land richten, in dem das Talent tätig ist. 

Darüber hinaus ist ein EOR der registrierte Arbeitgeber für den Arbeitnehmer, ohne jedoch eine Führungsrolle gegenüber dem Arbeitnehmer zu haben. Der ursprüngliche Arbeitgeber ist derjenige, der die Entscheidungen über Vergütung, Aufgaben, Projekte und Kündigungen trifft.

5 Anwendungsfälle, in denen Sie einen Employer of Record engagieren sollten

Ein EOR bietet viele wichtige Vorteile für Ihr Unternehmen. Je nach Ihren persönlichen Zielen und Herausforderungen kann ein EOR gezielt auf diese Bereiche eingehen und Sie bei der Bewältigung dieser Aufgaben unterstützen.

In den meisten Fällen kann ein Unternehmen am besten von einem EOR profitieren, wenn es darum geht, die Komplexität und das Compliance-Risiko eines neuen ausländischen Marktes zu bewältigen.

Hier sind 5 Anwendungsfälle, in denen Ihr Unternehmen von einem Employer of Record profitieren wird:

1. Expandieren ohne juristische Person

Bei einer Expansion kann der Aufbau einer lokalen Einheit durch Gründung und Eintragung sehr zeit- und kostenaufwändig sein und erfordert Sachkenntnis und Wissen über die rechtlichen Besonderheiten des neuen Landes, um die Vorschriften einzuhalten.

Hier könnte ein globales EOR die bessere Alternative sein, das das Unternehmen bei der Lohnabrechnung sowie den Beschäftigungs- und Einwanderungsbestimmungen des Gastlandes unterstützt.

Das EOR würde als Vermittler zwischen dem auftraggebenden Unternehmen und dem Beauftragten fungieren und durch sein Netzwerk und sein Fachwissen dazu beitragen, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

2. International einstellen: einfach und gesetzeskonform

Die zunehmende Beliebtheit der Fernarbeit hat geografische Barrieren beseitigt und den Zugang zu globalen Talenten erleichtert.

Dies ist eine großartige Gelegenheit für Unternehmen, ihre Diversitätsagenda in Bezug auf Geschlecht, Behinderung und vieles mehr zu verbessern, aber auch in Bezug auf ethnische Zugehörigkeit und Herkunft, da die Mitarbeiter nicht umziehen müssen, um für Ihr Unternehmen zu arbeiten. 

Eine von der Boston Consulting Group durchgeführte Studie hat gezeigt, dass eine starke Diversitätsstrategie ein wichtiger Innovationsmotor ist und den Umsatz um bis zu 19 % steigert.

Dieses Modell bringt jedoch neue Herausforderungen mit sich, z. B. die Einhaltung der Vorschriften durch das Unternehmen bei einer verteilten Belegschaft. Ein "Employer of Record" kann Sie mit den erforderlichen Informationen und dem rechtlichen Rahmen versorgen, um sicherzustellen, dass Sie im Einklang mit der lokalen Gesetzgebung handeln. 

3. Übergang zu Remote First

Immer mehr Arbeitgeber prüfen die Möglichkeit, zu einem hybriden Unternehmen oder sogar zu einem Unternehmen zu werden, das zuerst aus der Ferne arbeitet.

Eine kürzlich durchgeführte McKinsey-Studie hat gezeigt, dass die Pandemie den Trend zur Telearbeit beschleunigt hat, da die Unternehmen eine Verlagerung zu flexibleren Arbeitsplätzen planen.

In einer weiteren McKinsey-Studie verdoppelte sich die Zahl der befragten Führungskräfte, die angaben, dass "mindestens ein Zehntel ihrer Mitarbeiter an zwei oder mehr Tagen pro Woche aus der Ferne arbeiten könnte", von 8 % auf 15 % vor und nach der Pandemie. 


Dies ist jedoch ein komplexer Prozess, der viele Änderungen innerhalb Ihrer Organisation erfordert, insbesondere in Bezug auf personalbezogene Themen. Auch die Einhaltung der Vorschriften wird zunehmend komplizierter, da der rechtliche Rahmen der Länder, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sind, berücksichtigt werden muss, einschließlich der Einhaltung von Steuer- und Arbeitsrecht, Sozialversicherung und Datenschutz.

Mit einem EOR kann Ihr Unternehmen diesen Ansatz mit einer kleineren Anzahl von Mitarbeitern erproben. Dies würde zu einem reibungslosen Übergang sowie zu erheblichen finanziellen und zeitlichen Einsparungen führen.

4. Freiberufler in Angestellte umwandeln

Viele Unternehmen profitieren von alternativen Arbeitskräften wie Freiberuflern und Auftragnehmern.

Sie könnten jedoch in Erwägung ziehen, Freiberufler in Angestellte umzuwandeln, um die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen zu senken, mehr Kontrolle über die Arbeitszeiten zu haben und Compliance-Probleme wie eine falsche Einstufung zu vermeiden, die Unternehmen dem Risiko von Steuernachzahlungen und Sozialleistungen aussetzen, was zu schmerzhaften Strafen führen kann.

Einige Länder haben eine neue oder aktualisierte Gesetzgebung in Bezug auf die falsche Einstufung eingeführt, wie z. B. das Vereinigte Königreich mit der IR35, die sicherstellt, dass "Arbeitnehmer, die als Angestellte eingestuft würden, wenn sie direkt unter Vertrag genommen würden, im Großen und Ganzen die gleichen Einkommenssteuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen wie Angestellte".

Ein EOR kann Ihnen helfen, diese Talente zu halten und Sie bei Ihrer langfristigen Personalplanung unterstützen, einschließlich der Übergangszeit und der HR-Prozesse, um konform zu bleiben.

5. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität

Globale Studien der ManpowerGroup zeigen, dass 30-40% der Arbeitgeber weltweit im Jahr 2006 einen Arbeitskräftemangel hatten, mit steigender Tendenz seit 2009. Dieses Problem macht sowohl die Gewinnung als auch die Bindung von Talenten zu einem Thema von höchster Bedeutung.

Wenn die Pandemie überstanden ist, sollten Sie Ihren Mitarbeitern so viel Mobilität, Freiheit und Flexibilität wie möglich einräumen. Wenn ein Mitarbeiter erwägt, in ein anderes Land zu ziehen, sollte dies kein Grund sein, ihn zu entlassen.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Talente auch dann zu halten, wenn sie für eine unbestimmte Zeit ins Ausland gehen möchten, können Sie nicht nur die Fluktuationsrate senken, sondern auch Ihre Arbeitgebermarke und damit die Attraktivität für Talente stärken.

Ein EOR kann Sie während des Prozesses unterstützen, indem er sich um das Arbeitsrecht, die Unterschiede in der Gehaltsabrechnung und weitere Aspekte kümmert, die beachtet werden müssen, wenn man konform bleiben will.

Arbeitgeber (Employer of Record) VS. Professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO)

Während beide, Employer of Record Organisationen und Professional Employer Organisationen, als Erweiterung Ihres Unternehmens agieren, gibt es 4 wesentliche Unterschiede: 

Ersetzen Sie oder ergänzen Sie?

Ein PEO übernimmt die meisten Ihrer personalbezogenen Funktionen und ersetzt damit fast Ihre Personalabteilung. Diese Funktionen umfassen das Onboarding von Mitarbeitern, Kündigungen, Krankenversicherung, Steuern usw., während alle Ihre Mitarbeiter auf die Gehaltsliste gesetzt werden.

Mit einem EOR lagern Sie nur einen Teil der Personalarbeit aus und erleichtern damit das Leben Ihrer Personalabteilung. Außerdem setzen Sie bei diesem Modell nur einen Teil der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens auf die Gehaltsliste.

Anzahl der Mitarbeiter

Während die meisten PEOs eine Mindestanzahl von Mitarbeitern verlangen, in der Regel zwischen 5 und 10, ist dies bei EORs in der Regel nicht der Fall. Der Hauptgrund dafür ist, dass Employer-of-Record-Organisationen häufig für fluktuierende oder auf Auftragnehmern basierende Belegschaften verwendet werden.

Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Auftragnehmer über einen kurzen Zeitraum beschäftigen, denn ohne einen EOR müsste Ihre Personalabteilung ein Experte für das weltweite Arbeitsrecht sein. Ein Employer of Record deckt alle diese Gesetze ab und stellt sicher, dass die Steuer- und Versicherungsbestimmungen eingehalten werden.

Versicherungsschutz

Während EORs sowohl eine allgemeine Haftpflicht als auch eine Arbeiterunfallversicherung anbieten und damit sicherstellen, dass die Mitarbeiter, die auf ihrer Gehaltsliste stehen, für Schäden abgesichert sind, können PEOs von Ihnen verlangen, dass Sie Ihre eigene Versicherung abschließen.

Gewerbeanmeldung

Der größte Vorteil eines EOR könnte sein, dass Sie keine lokale Niederlassung im Ausland gründen müssen. Ein Employer of Record ermöglicht es Ihnen, weltweit Mitarbeiter einzustellen, ohne dass Sie Ihr Unternehmen in dem jeweiligen Land registrieren müssen. Ein PEO wird Ihnen das nicht abnehmen können.


Arbeitgeber des Datensatzes VS. Global Employment Organisation (GEO)

Vereinfacht ausgedrückt ist ein GEO eine globale Struktur, die EORs in jedem Land der Beschäftigung verwendet.


Die Global Employment Organisation hat eine Aufsichtsfunktion und stellt sicher, dass der EOR alle Fristen einhält und die Compliance erfüllt wird. Darüber hinaus beginnt die EOR, sich zu engagieren und das Onboarding und die Gehaltsabrechnung des Kunden zu sortieren, sobald die GEO die ersten Gespräche abgeschlossen hat. 

Während ein EOR die Talente für Ihr Unternehmen nicht ausfindig machen kann, kann ein GEO die lokalen Talente eines jeden neuen Landes untersuchen.

Die Zukunft der globalen Beschäftigung mit einem Employer of Record

Ob Sie sich für ein GEO, PEO oder EOR entscheiden, hängt letztlich von den Bedürfnissen und zukünftigen Zielen Ihres Unternehmens ab.

Insgesamt werden die Vorteile eines Employer-of-Record-Modells deutlich, wenn man bedenkt, wie zeitaufwändig und kostspielig es ist, eine Niederlassung im Ausland zu gründen.

Ein EOR übernimmt die Verantwortung für eine reibungslose und gesetzeskonforme Einarbeitung des betreffenden Arbeitnehmers und bietet Ihnen einen Rahmen, der sicherstellt, dass Sie und Ihr Unternehmen bei der Einstellung von Arbeitnehmern unabhängig vom Standort so gesetzeskonform wie möglich bleiben, so dass Sie sich auf die künftigen Ziele Ihres Unternehmens konzentrieren können.

WorkMotion

Mit WorkMotion ermöglichen wir globale Beschäftigung auf Knopfdruck. Wir helfen Ihnen, aus einem globalen Talentpool zu rekrutieren und Ihre potenziellen Mitarbeiter in nur drei Tagen an Bord zu nehmen. Zusätzlich bieten wir sichere und pünktliche Zahlungen in einer Fremdwährung, das passende Leistungspaket und sorgen natürlich für volle Compliance.

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Wer ist der Arbeitgeber - WorkMotion oder sind wir der Arbeitgeber?

WorkMotion ist der Arbeitgeber, nicht Ihr Unternehmen.

Die Beschäftigung von Talenten im Ausland ist mit mehreren Compliance-Risiken verbunden: auf der Unternehmensebene (Betriebsstätte) und in Bezug auf den Mitarbeiter direkt (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht).

Die Kunden von WorkMotion wollen diese Verantwortung nicht übernehmen. WorkMotion kann Zugang zu einem globalen Netzwerk von WorkMotion's juristischen Einheiten in über 140 Ländern bieten. Diese juristischen Personen stellen dann Ihre Talente ein, d.h. Ihre Mitarbeiter erhalten einen Arbeitsvertrag von der lokalen Gesellschaft. Die lokale Gesellschaft übernimmt alle Verantwortlichkeiten eines Arbeitgebers:

  • Ausstellen des Arbeitsvertrages
  • Gehaltsabrechnung einrichten
  • lokale Anmeldungen des Mitarbeiters bei Behörden
  • Berechnung der monatlichen Abrechnung
  • Zahlungen an den Mitarbeiter (=Gehalt), Steuerbehörden, Sozialversicherung, etc.
  • Sicherstellung der Einhaltung der lokalen Arbeitsvorschriften
    etc.

Können bestehende Auftragnehmer in WorkMotion eingebracht werden? Würden sie als Auftragnehmer bleiben oder zu Mitarbeitern werden?

Wir bieten derzeit keine Verwaltung (z.B. Zahlungen, Zeiterfassung, Verträge) von Auftragnehmern an. Für den Fall, dass Sie Auftragnehmer in Mitarbeiter umwandeln wollen, ist das natürlich kein Problem für uns.

Gibt es Unterschiede/Vorteile/erhöhte Risiken bei der Beschäftigung von Mitarbeitern in der EU im Vergleich zu anderen Ländern?

Nein.

WorkMotion deckt 140+ Länder ab und wir behandeln alle Engagements gleich, unabhängig vom Land.

Länder unterscheiden sich natürlich manchmal in Bezug auf arbeitsrechtliche Bestimmungen (z.B. Frankreich vs. USA) oder gesetzlich vorgeschriebene Leistungen.

Wer trägt eventuelle rechtliche Risiken, Kosten oder Ansprüche?

WorkMotion (in den meisten Fällen).

WorkMotion ist Ihr Compliance-Partner für die Beschäftigung im Ausland. Wir übernehmen die meisten Risiken, die mit der Beschäftigung Ihrer Talente verbunden sind.

Wenn es um die Beendigung des Arbeitsverhältnisses geht, werden die "finanziellen Konsequenzen" (z. B. Abfindungen etc.) jedoch von Ihnen getragen. (bitte beachten Sie auch unsere Hinweise zu Kündigungen).