Häufig gestellte Fragen

Stellen Sie Mitarbeiter im Ausland ein, ohne eine Niederlassung vor Ort zu haben.
Wir verwalten Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen und Steuern 100% rechtskonform.

Willkommen in unserem FAQ-Bereich!

EOR - Employer of Record allgemeine FAQ

1. Wer ist der Arbeitgeber - WorkMotion oder sind wir der Arbeitgeber?

WorkMotion ist der Arbeitgeber, nicht Ihr Unternehmen.

Die Beschäftigung von Talenten im Ausland ist mit mehreren Compliance-Risiken verbunden: auf der Unternehmensebene (Betriebsstätte) und in Bezug auf den Mitarbeiter direkt (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht).

Die Kunden von WorkMotion wollen diese Verantwortung nicht übernehmen. WorkMotion kann Zugang zu einem globalen Netzwerk von WorkMotion's juristischen Einheiten in über 140 Ländern bieten. Diese juristischen Personen stellen dann Ihre Talente ein, d.h. Ihre Mitarbeiter erhalten einen Arbeitsvertrag von der lokalen Gesellschaft. Die lokale Gesellschaft übernimmt alle Verantwortlichkeiten eines Arbeitgebers:
  • Ausstellen des Arbeitsvertrages
  • Gehaltsabrechnung einrichten
  • lokale Anmeldungen des Mitarbeiters bei Behörden
  • Berechnung der monatlichen Abrechnung
  • Zahlungen an den Mitarbeiter (=Gehalt), Steuerbehörden, Sozialversicherung, etc.
  • Sicherstellung der Einhaltung der lokalen Arbeitsvorschriften
  • usw.

2. Können bestehende Auftragnehmer in WorkMotion eingebracht werden? Würden sie als Auftragnehmer bleiben oder Mitarbeiter werden?

Wir bieten derzeit keine Verwaltung (z.B. Zahlungen, Zeiterfassung, Verträge) von Auftragnehmern an.

Falls Sie Auftragnehmer in Mitarbeiter umwandeln wollen, ist das natürlich kein Problem für uns.

3. Wir möchten vielleicht eine Reihe von Mitarbeitern in einem bestimmten Land einstellen und später dort eine Niederlassung gründen. Können diese Personen dann in unsere Mitarbeiter umgewandelt werden?

Absolut ja.

Viele unserer Kunden nutzen das Employer of Record Modell von WorkMotions, um schnell und unkompliziert in einem Land einstellen zu können. Wenn Ihr Engagement in einem Land ernster wird, z.B. wenn Sie mehr als 10 Mitarbeiter haben oder mehr Geschäfte in dem Land machen wollen, könnte die Gründung einer juristischen Person eine gute Idee sein. In diesem Fall helfen wir Ihnen, die Mitarbeiter aus unseren Arbeitsverträgen nahtlos in Ihr Unternehmen zu übernehmen.

4. Gibt es Unterschiede/Vorteile/erhöhte Risiken bei der Beschäftigung von Mitarbeitern in der EU im Vergleich zu anderen Ländern?

Nein.

WorkMotion deckt 140+ Länder ab und wir behandeln alle Engagements gleich, unabhängig vom Land.

Länder unterscheiden sich natürlich teilweise in Bezug auf arbeitsrechtliche Bestimmungen (z.B. Frankreich vs. USA) oder gesetzlich vorgeschriebene Leistungen.

5. Gibt es eine maximale Dauer, wie lange jemand bei WorkMotion beschäftigt sein kann?

Das kommt darauf an.

Wir müssen immer die Regelung in dem Land beurteilen, in dem die Arbeit von Ihrem Mitarbeiter ausgeführt wird.

In Deutschland ist die Arbeitnehmerüberlassung zum Beispiel auf 18 Monate begrenzt. Es gibt eine Handvoll Länder, in denen ähnliche Regeln gelten.

In den meisten Ländern gibt es jedoch keine Höchstdauer.

6. Wer trägt eventuelle rechtliche Risiken, Kosten oder Ansprüche?

WorkMotion (in den meisten Fällen).

WorkMotion ist Ihr Compliance-Partner für die Beschäftigung im Ausland. Wir übernehmen die meisten Risiken, die mit der Beschäftigung Ihrer Talente verbunden sind.

Wenn es um die Beendigung des Arbeitsverhältnisses geht, werden die "finanziellen Konsequenzen" (z. B. Abfindungen etc.) jedoch von Ihnen getragen. (bitte beachten Sie auch unsere Hinweise zu Kündigungen).

7. Einige Arbeitgeber gewähren zusätzliche Flexibilitäten für Menschen, die Zeit außerhalb ihres Beschäftigungslandes innerhalb der EU verbringen - kennen Sie solche Regelungen?

Ja.

Bitte sprechen Sie mit uns, da dies ein sehr interessantes Thema ist, das ein besseres Verständnis Ihrer Bedürfnisse / Pläne erfordert.

Wir können Ihnen zum Beispiel dabei helfen, flexible Arbeitsrichtlinien für Ihr Unternehmen aufzustellen.

Arbeitsgenehmigungen & Visa

1. Welche Systeme haben Sie zur Überwachung des Rechts auf Arbeit in bestimmten Ländern eingerichtet?

Während des Onboardings eines neuen Mitarbeiters prüfen wir den Arbeitsstatus. Als lokaler Employer of Record sind wir dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter eine Arbeitserlaubnis haben.

Vorteile

1. Können Mitarbeiter Optionen, ESOP oder RSUs erhalten?

In den meisten Fällen: ja.

In einem ersten Schritt müssen Sie sich mit den Details Ihres eigenen Aktienprogramms befassen: Können Optionen / Virtuelle Aktien auch an Nicht-Mitarbeiter (z.B. Berater, Consultants, etc.) zugeteilt werden. Wenn dies der Fall ist, können wir Ihr Programm implementieren und an den Arbeitsvertrag binden.

RSUs sind ein wenig anders, da sie normalerweise mit der Einkommenssteuer besteuert werden, wenn sie unverfallbar werden. Wir müssen dann die Regelung des jeweiligen Gastlandes prüfen und werden eine Lösung für Sie finden.

2. Welche Art von Leistungen bietet WorkMotion? Können wir uns an unser Leistungssystem anpassen?

WorkMotion bietet immer die notwendigen, gesetzlichen Leistungen in den Gastländern. In Fällen, in denen sich die Leistungen wesentlich von denen in Ihrem Land unterscheiden, weisen wir darauf hin und bieten Optionen an.

Beispiel: In den USA, wo die Krankenversicherung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, haben Sie Zugang zu einer breiten Palette von Kranken- und Zahnversicherungspaketen, Altersvorsorge usw.

Wir können uns auch an Ihr Leistungssystem anpassen. Ein typisches Beispiel ist der Urlaub: Die meisten unserer Kunden ziehen es vor, im Ausland die gleiche Anzahl an Urlaubstagen anzubieten wie in ihrem Heimatland.

Arbeitsvertrag

1. Hat WorkMotion Standard-Kündigungsfristen oder können wir unsere eigenen verwenden?

Beides.

Wir haben in allen unseren Ländern Standardkündigungsfristen, und zwar die gesetzlichen. Falls Sie möchten, dass die Standard-Kündigungsfristen Ihres Unternehmens angewendet werden, können Sie uns dies im Onboarding-Prozess eines Mitarbeiters innerhalb der WorkMotion-Plattform mitteilen. Wir prüfen dann, ob Ihre Standard-Kündigungsfristen mit den lokalen Vorschriften übereinstimmen und wenden sie dann auf alle Ihre zukünftigen Mitarbeiter über WorkMotion an.

2. Wie ist der Kündigungsprozess eines Mitarbeiters unter dem WorkMotions Employer of Record-Modell?

Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters ist ein unvermeidlicher Teil des Geschäftslebens, den niemand gerne hat. Und während im Inland die rechtlichen Rahmenbedingungen rund um "hire & firing" einfach sind, kann dieser Prozess im Ausland deutlich anders aussehen. Folglich muss ein Arbeitgeber vor der Einstellung eines neuen Mitarbeiters unbedingt die örtliche Rechtslage für die Kündigung seines Mitarbeiters kennen. Die Nichteinhaltung der lokalen Gesetze und Vorschriften könnte zu vermeidbaren Reputationsschäden und kostspieligen rechtlichen Schritten führen. WorkMotion kann Sie mit Unterstützung und Richtlinien in den jeweiligen Ländern versorgen, damit Sie sich der lokalen Bestimmungen bewusst sind und eine gut informierte Entscheidung treffen können.

Ein weiterer großer Vorteil der Nutzung von WorkMotion als Employer of Record ist, dass wir sicherstellen, dass im Einstellungsvertrag alle notwendigen Klauseln festgelegt werden und das Verfahren zur Beendigung eines Vertrages mit dem lokalen Recht konform ist. Daher übernimmt WorkMotion die Verantwortung für alle Aufgaben des internationalen Mitarbeitermanagements, einschließlich der Vertragskündigung.

Timing

In der Regel gibt es drei in einem Vertrag festgelegte Zeitpunkte, an denen sich das Kündigungsverfahren unterscheiden kann, was zu Kündigungsprozessen führt, die in der Regel an Komplexität zunehmen:

  1. Beendigung vor Beginn des Arbeitsverhältnisses
  2. Beendigung während der Probezeit
  3. Beendigung während der fortgesetzten Beschäftigung

In jedem Fall raten wir unseren Kunden dringend, WorkMotion sofort über jeden Konflikt oder jede Entwicklung zu informieren, die letztendlich dazu führen könnte, dass ein Kandidat gekündigt oder entlassen werden muss, so dass eine gemeinsame Strategie entwickelt werden kann, um dasselbe mit dem geringsten Schaden für die Parteien zu erreichen.

Steps

Die allgemeinen Schritte des Prozesses zur Vertragskündigung sind wie folgt:

Schritt 1: Benachrichtigung von WorkMotion, dass ein Vertrag gekündigt werden muss

  1. Eine Klausel in unserem MSA (Master Service Agreement) sieht wie folgt aus: "Wenn der Kunde ein leistungsbezogenes Problem mit einem bestimmten Mitarbeiter hat, erklärt sich der Kunde bereit, WorkMotion so früh wie möglich und vor der Durchführung einer negativen Leistungsbewertung oder der Einleitung einer Kündigungsmaßnahme gegen den Mitarbeiter zu benachrichtigen, damit der Kunde und WorkMotion daran arbeiten können, die Kündigungskosten und alle anderen möglichen negativen Folgen einer solchen Maßnahme zu minimieren.

Schritt 2: Sobald Sie sich über eine Kündigung erkundigen, wird WorkMotion sicherstellen, dass die lokalen Kündigungsbedingungen erfüllt werden und die Kündigungsfrist eingehalten wird. Zu diesem Zweck informieren wir Sie über die notwendigen nächsten Schritte, die für jedes Land zu unternehmen sind, da jeder Prozess je nach lokalem Recht unterschiedliche Nuancen aufweist

  1. Einige Beispiele:
  2. Österreich - kein Kündigungsgrund erforderlich und Arbeitnehmer mit weniger als sechs Monaten Beschäftigungsdauer haben keinen Kündigungsschutz
  3. Frankreich - die Kündigung eines Arbeitsvertrags ist nur unter begrenzten und eingeschränkten Umständen zulässig.
  4. Tschechische Republik - gesetzliche Kündigungsfrist von zwei Monaten
  5. Dänemark - gesetzliche Kündigungsfrist von einem Monat
  6. usw.

Schritt 3: Oftmals ist ein zusätzlicher Aufwand und die Einreichung relevanter Dokumente erforderlich, die wir dann zu gegebener Zeit von Ihnen anfordern werden. -> diese sind in den Länderleitfäden aufgeführt, die wir Ihnen für die jeweiligen Länder zur Verfügung stellen können. Im Falle von Deutschland ist z.B. eine schriftliche Kündigung erforderlich, die vom Mitarbeiter schriftlich akzeptiert werden muss.

Schritt 4: Wir vereinbaren einen Termin, um uns zusammenzusetzen und Sie über den Prozess zu informieren, um alle notwendigen Anforderungen für den jeweiligen Prozess zu erfüllen, einschließlich der Fristen, die eingehalten werden müssen, der Regeln, die in der Kommunikation mit dem Mitarbeiter befolgt werden müssen, und anderer Bestimmungen, die möglicherweise erforderlich sind, und was die rechtliche Befugnis des Mitarbeiters ist.

Einvernehmliche Beendigung

Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben auch die Möglichkeit, eine einvernehmliche Beendigung unter Anwendung eines im Arbeitsgesetzbuch festgelegten Verfahrens zu vereinbaren. Bitte beachten Sie, dass auch bei solchen Vereinbarungen strenge Form- & Inhaltsfaktoren zu beachten sind, so dass wir auch hier raten, sich von WorkMotion beraten zu lassen, sobald sich ein Fall ergibt. Denn bei einvernehmlichen Beendigungen kann eine Abfindung (Übergangsgebühr) zu zahlen sein und die rechtliche Betreuung kann kostspielig sein.

3. Wie sieht der Prozess/Zeitplan für die Beendigung des Vertrags eines Mitarbeiters mit WorkMotion aus (d. h. müssen wir kündigen, wenn dies früher als das Vertragsenddatum ist)?

Wenn Sie sich entscheiden, den Vertrag eines Mitarbeiters mit WorkMotion zu beenden, teilen Sie uns dies bitte über die WorkMotion-Plattform mit.

Je nach Land und dessen Vorschriften unterscheidet sich der Prozess/die Zeitleiste. Wir werden immer sicherstellen, dass solche Prozesse den lokalen Vorschriften entsprechen, und werden Sie durch den Prozess leiten.

4. Können wir unsere spezifischen Richtlinien in den Arbeitsverträgen verankern?

Ja.

Wir müssen nur sicherstellen, dass sie mit den lokalen Arbeitsvorschriften übereinstimmen. Typischerweise können wir sie als Anhang in den Arbeitsvertrag einbinden.

5. Welche Art von Vertrag würden die Mitarbeiter haben? Einen WorkMotion-Vertrag oder an unsere Vertragsanforderungen angepasst?

Abgestimmt auf Ihre Vertragsanforderungen.

Wir haben Musterarbeitsverträge für die über 140 Länder, die wir abdecken. Diese Verträge sind an die lokalen Arbeitsbestimmungen angepasst und unterscheiden sich daher von Land zu Land.

Die meisten unserer Kunden teilen uns jedoch spezifische Vertragsanforderungen mit, die sie bei der Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland über WorkMotion haben möchten. Die Integration dieser Anforderungen ist für uns kein Problem, solange die Anpassungen mit den lokalen Arbeitsbestimmungen übereinstimmen (wir stellen sicher, dass sie das tun).

6. Sind Arbeitsverträge befristet oder unbefristet?

Der Standard sind unbefristete Verträge. Wenn Sie nur einen festen / temporären Vertrag benötigen, können wir das arrangieren.

7. Gibt es eine Mindestdauer, wie lange jemand bei WorkMotion beschäftigt sein kann?

Nein.

WorkMotion kann auch Zeitarbeit vermitteln. Dies ist am besten geeignet, wenn das Talent nur vorübergehend in dem jeweiligen Land ist (z.B. aus persönlichen Gründen), oder in naher Zukunft umziehen könnte.

8. Was ist der Beschäftigungsstatus - Auftragnehmer oder Mitarbeiter?

Mitarbeiter.

Das Kontraktorenmodell ist nur in sehr seltenen Fällen geeignet, z. B. bei

  • Zeitarbeit / Projekte
  • der Mitarbeiter arbeitet für mindestens 2-3 andere "Kunden"
  • der Mitarbeiter ist frei in der Wahl seiner Projekte, Aufgaben usw.

Die Kunden von WorkMotion wollen in der Regel ein normales Arbeitgeber-/Arbeitnehmerverhältnis eingehen: eine langfristige Beziehung zwischen beiden Parteien, mit voller Integration des Mitarbeiters in die Kultur des Kunden.

Aus diesem Grund funktioniert das Modell des Auftragnehmers (=Freelancer) nicht.

Mit WorkMotion werden Ihre Talente mit lokal konformen Arbeitsverträgen beschäftigt. Dazu gehört natürlich auch, dass Steuern, Sozialversicherung und andere gesetzliche oder zusätzliche Leistungen von Ihnen über WorkMotion erbracht werden.

9. Ist das WorkMotion Employer of Record-Modell für alle Rollen verfügbar? Gibt es in diesem Modell Einschränkungen bei der Art der Arbeit, z. B. bei der Körperschaftssteuer?

Für 98 % der Rollen ist das Employer-of-Record-Modell von WorkMotion perfekt geeignet.

Allerdings gibt es nur sehr wenige Rollen, die das Risiko einer PE (Betriebsstätte) im Gastland erhöhen könnten. Als Faustregel kann gelten: Je "höher die Rolle" (z.B. C-Level), desto höher das Risiko für eine PE. Dies gilt auch für Rollen von Mitarbeitern, die möglicherweise eine Vollmacht haben oder anderweitig Verträge für Ihr Unternehmen unterzeichnen können (z. B. bestimmte Vertriebsrollen). Während des Onboarding-Prozesses und bei der Einrichtung des Arbeitsverhältnisses zusammen mit unseren lokalen Teams können wir auf Ihre Fragen eingehen.

Gehaltsabrechnung

1. Wie ist die Gehaltsabrechnung mit WorkMotion aufgebaut (d. h. separate Gehaltsabrechnung oder mit unserer Gehaltsabrechnung verknüpft)?

Separate Gehaltsabrechnung durch WorkMotion.

Als lokaler Arbeitgeber ist es unsere Aufgabe, die Gehaltsabrechnung durchzuführen. Wie Sie wissen, ist die Gehaltsabrechnung ein Biest und unterscheidet sich von Land zu Land ganz erheblich. Aus diesem Grund müssen Sie sich damit überhaupt nicht befassen.

Über die WorkMotion-Plattform stellen wir sicher, dass lohnrelevante Ereignisse (z.B. persönliche Freistellungen, Krankheitstage, etc.) monatlich berücksichtigt werden.

Gehaltsanpassungen (oder Boni, etc.), können sehr einfach über die WorkMotion-Plattform vorgenommen werden.

2. Haben wir Zugang oder Einblick in die Gehaltsabrechnung, Besteuerung, Sozialversicherungsinformationen für die Personen mit WorkMotion?

Ja.

Gehaltsabrechnungen und alle anderen relevanten Dokumente sind in der WorkMotion-Plattform zugänglich.
Wenn Sie nach dem Durchlesen des Dokuments noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, sich an die Account Executives Ihres Vertrauens zu wenden!

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